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北京師范大學公文處理規定

 

第一章  總則

 

第一條  為推進我校公文處理工作科學化、制度化、規范化,提高公文質量和辦文效率,根據《黨政機關公文處理工作條例》(中辦發〔201214號)和教育部關于印發《教育部公文處理規定》的通知(教辦〔20137號)文件精神,結合我校實際情況,特制定本規定。

 

第二條  學校公文是學校黨委、行政實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規范體式的文書;是傳達貫徹上級精神和學校政策,公布規章制度,指導、布置和商洽工作,請示和答復問題,報告、通報和交流情況等的重要工具;是依法治校和進行公務活動的重要工具。

 

第三條  公文處理工作是指公文的擬制、辦理、管理等一系列相互關聯、銜接有序的工作。

 

第四條  公文處理應當堅持實事求是、準確規范、精簡高效、安全保密的原則。

 

第五條  學校黨委/校長辦公室(以下簡稱“黨校辦”)是學校公文的管理機構,負責學校公文處理工作并指導、督促、檢查全校其他各單位的公文的處理工作。

 

第六條  全校各單位應當高度重視公文處理工作,加強領導和檢查。各單位主要負責人對本單位公文處理工作負有直接領導責任,應指定政治素質過硬和業務水平高的干部(專人)具體負責公文處理工作。

 

第二章  行文規則

 

 第七條  我校公文主要有決議、決定、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批復、意見、函、紀要、規定十三種。

 

第八條  行文應當確有必要,可發可不發的公文不發,可長可短的公文要短。行文應當注重實效性、針對性和可操作性。嚴禁發帶有商業推銷性質的公文。

 

凡屬以下情況的,不再制發公文:國家法律法規和黨內法規已作出明確規定的;現行公文仍然適用的;就某項工作已作出安排部署、有關部門已明確任務的;對工作表態、沒有實質性內容的;某項工作的政策已經明確,執行過程中出現了新情況、新問題但沒有新的措施或者辦法,只作一般性號召或者重申已有規定、要求的;使用電話、傳真、郵件等其他手段可辦理的。

 

第九條  行文關系按照隸屬關系和職權范圍確定,一般不得越級行文。

 

第十條  行文應當貫徹黨、政分開的原則。凡屬黨務方面的工作,由黨委發文,若涉及行政有關部門,可抄送。凡屬政務方面的工作,由行政發文,若涉及黨委有關部門,可抄送。涉及學校重大事項、決定時,經主要負責領導簽發,可以黨政聯名行文。

 

第十一條  學校黨委、行政可以向上級單位或者無隸屬關系的單位行文。黨校辦是唯一能夠以北京師范大學名義對上、對外行文的部門,其他校內單位不得以北京師范大學名義對上、對外行文。

 

第十二條  根據發文單位與收文單位之間的行文關系,我校公文分為上行文、下行文和平行文。行文應當遵照以下規定:

 

(一)上行文。以北京師范大學的名義對上行文,一般用請示、報告、意見等文種。上行文原則上主送一個上級單位,根據需要同時抄送相關上級單位和同級單位,不抄送下級單位。公文遵循一文一報原則,一般不多頭分送,因緊急情況確需分送的,應當在首頁注明分送情況。

 

下級單位的請示事項,如需以學校名義向上級單位請示,應當提出傾向性意見后上報,不得原文轉報上級單位。

 

落實上級單位領導批示的情況報告,需附領導批示復印件。

 

(二)下行文。對下級單位的行文,一般用通知、通報、意見、決定、批復等文種。特別重要的下行文,應當根據工作需要抄送上級單位以及相關部門等。

 

(三)平行文。同級或者無隸屬關系的單位之間行文,一般用函、意見、通知等文種。除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外,一般不在公文中提出指令性要求。對于校外單位征求學校意見的公文,應當按照對等原則以學校函件形式回復。

 

第三章  學校發文管理

 

 第十三條  發文包括公文的起草、報批、簽發、制發等環節。

 

第十四條  公文的起草應當做到:

 

(一)符合國家的法律、法規及其他相關規定,完整準確體現發文意圖,并同現行有關公文銜接。

 

(二)分析問題要實事求是,所提政策措施和辦法要切實可行。

 

(三)內容簡潔,主題突出,觀點鮮明,結構嚴謹,表述準確,文字精練,格式規范。

 

(四)公文應由掌握政策、熟悉業務、了解全局的人員負責起草。重要政策性公文應由單位負責人主持、指導起草工作。

 

(五)公文的文種應當根據行文目的、發文單位的職權和與主送單位的行文關系確定。公文涉及其他部門職權范圍事項的,起草單位必須征求相關部門意見,力求達成一致。經協商不能取得一致意見的,由主辦單位報送上級領導協調或者審定。

 

(六)向上請示問題和報告工作要分開,不得將“請示”、“報告”混用。“請示”應當一文一事;“報告”不得夾帶請示事項。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項,如:“關于(某內容)的請示報告”、“關于申請(或請求)(某內容)的報告”。

 

(七)嚴格控制公文篇幅,公文正文一般控制在3000字以內,報送上級單位的請示和報告,正文一般不超過1500字。

 

(八)擬制緊急公文,應當體現緊急的原因和緊急程度。

 

第十五條  校級公文的報批。校內各單位擬申請行文,應由本單位負責人審核、簽字,涉及其他部門的,須由擬稿部門和共同經辦部門負責人會簽,并準確填寫《北京師范大學發文簽批單》,原則上在擬發出日期前至少5個工作日將草擬文稿和附件經學校公文自動化系統報至黨校辦行文。申請發文的主辦單位對所發文件負最終責任。公文不得越級報送、多頭分送或者橫傳直送,避免出現交叉批示、體外循環、逆向流轉等情況。

 

校級公文簽發前須經黨校辦核稿。審核重點:行文理由是否充分,行文依據是否準確;是否符合發文格式和發文單位的職權范圍,發文意圖是否完整準確體現,文種是否正確;內容是否符合黨和國家的方針、政策、法律、法令;同現行有關公文是否銜接,有無矛盾;提出的政策措施和辦法是否明確具體、切實可行;涉及其他單位和部門的事項是否經過協商一致;密級是否恰當,緊急程度是否合適,文字表達是否準確、簡練,附件是否齊備、題目是否一致等。

 

校級公文呈校領導簽發前,一般應進行二級審核和三級復核。二級審核是指主辦單位負責人要進行審核并簽字,提交到黨校辦后發文秘書按以上原則再次審核。三級復核是指黨校辦文字秘書、主管文秘工作副主任和黨校辦主任進行三級復核并簽字。

 

經審核不宜發文的公文文稿,應當退回起草單位并說明理由;符合發文條件但內容需作進一步研究和修改的,由起草單位修改后重新報送。審核合格的公文由黨校辦提交學校領導簽發。

 

黨校辦對各單位報送的公文應當及時審核、報批,普通公文審核期限一般不超過3個工作日,加急公文一般不超過1個工作日,特急公文應當及時審核。

 

第十六條  校級公文的簽發。綜合性的、重大的問題,由黨校辦呈送黨委書記、校長簽發;日常工作例行性的和業務性的專項問題,由黨校辦呈送主管校領導簽發。

 

校領導和各單位負責人對報請批示的各類公文,要及時批閱。普通公文批閱期限一般不超過5個工作日,加急公文一般不超過2個工作日,特急公文應當及時批閱。緊急公文可通過電話聯系,經請示同意后,可先發文,再補辦簽發手續。

 

簽發人簽發公文,應當簽署意見、姓名和完整日期;圈閱或者簽名的,視為同意。公文一經簽發,即成為定稿,并據此生效。

 

第十七條  公文的制發包括以下主要程序:

 

(一)復核。簽發后的公文在印發前須經黨校辦對公文的審批手續、內容、文種、格式等進行復核;需作實質性修改的,應當報原簽批人復審定稿。

 

(二)編號、套紅。復核合格的公文,應當確定發文字號、分送范圍和印制份數并進行套紅。

 

(三)印制。公文的印發要保證時效性并厲行勤儉節約,原則上以電子公文方式通過公文自動化系統在網上發布,除印制少數存檔外,不再印發紙質公文。有特殊要求需要印制的公文,由黨校辦印制,普通公文印制時間不超過3個工作日,加急公文一般不超過1個工作日,特急公文應當立即印制。

 

(四)核發。由黨校辦按規定份數和發送范圍發送。重要的和有辦理時限的校內發文必須一一送交并簽收。送往校外的請示、重要報告必須用掛號發出或送交簽收。公開印發的公文,可以張貼、上網,也可以翻印。普通公文的分發期限一般不超過2個工作日,加急公文和電子公文一般不超過1個工作日,特急公文應當立即分發。

 

第四章  學校收文管理

 

第十八條  收文包括接收、登記、初審、閱文、擬辦、批辦、承辦、辦結等環節。

 

第十九條 接收、登記和初審。接收校外來文包括國家有關部委、北京市委市政府、有關委局以及其他外單位來文,接收校內來文包括校內各單位請示或報告等,由部門公文管理員準確填寫收文批辦單中的各項內容,經學校公文自動化系統報至黨校辦。黨校辦對接收的文件進行編號,登記文題、來源、去向等信息。

 

校內各學部、院系報請審批的校級公文須經由相關職能部門報黨校辦,且應明確主送校領導。

 

校內各單位收到上級正式公文,必須送黨校辦登記辦理,不得直接簽批或傳閱。除領導直接交辦事宜外,各單位呈送校領導的請示或報告必須送黨校辦登記辦理,不得直接報送校領導個人。

 

黨校辦收到校內各單位呈報的公文時應進行審核,審核重點:是否應由該單位辦理;文種使用、公文格式是否規范;涉及到相關部門的事項是否已協商、會簽等。對不符合規定的公文,經辦公室領導同意,退回呈報單位,并說明理由。普通公文審核期限一般不超過3個工作日,加急公文一般不超過1個工作日,特急公文應當及時審核。

 

第二十條  閱文和擬辦。黨校辦對接收的公文進行閱覽,根據公文內容、要求和工作需要,提出擬辦意見,及時送校領導批示。緊急公文應向校領導和承辦部門說明情況,盡快回復。

 

第二十一條  批辦。校領導審批公文時,對有具體請示事項的,主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期,其他審批人圈閱視為同意;沒有請示事項的,圈閱表示已閱知。需要兩個以上部門辦理的,應當明確主辦部門。緊急公文應當明確辦理時限。

 

校領導對報請批示的各類公文,要及時批閱,普通公文批閱期限一般不超過5個工作日,加急公文一般不超過2個工作日,特急公文應當及時批閱,然后將文件返回黨校辦處理,一般不直接傳給其他校領導或交給承辦部門。

 

第二十二條  承辦。黨校辦按照領導批示對公文進行處理或者分發相關單位承辦。承辦單位收到交辦的公文后,應及時辦理,不得延誤、推諉;對不屬于本單位職責范圍或不宜由本單位辦理的,應迅速退回黨校辦,并說明理由。

 

公文辦理中遇有涉及其他部門職權的事項,主辦部門應當主動與有關部門協商,原則上不得再以批轉文件的形式請其他單位閱處;如有分歧,主辦部門負責人要出面協調,如仍不能取得一致時,可以提出明確意見經黨校辦上報主管校領導審批、裁定。

 

承辦單位在完成領導批示意見后,應在公文自動化系統該文件的《北京師范大學收文批辦單》的部門處理意見欄填寫結果并反饋至黨校辦。“辦文”應嚴格按照上級來文時限要求辦理,沒有具體時間期限的,原則上應在收到文件后7個工作日內向黨校辦回復辦理結果。對于校外來文,黨校辦負責將公文的辦理結果答復來文單位。上級來文中的“閱文”在各單位一般不得超過3個工作日,不得橫傳至其他單位,文件閱讀范圍不得自行擴大。

 

第二十三條  催辦。送校領導批示或交有關部門辦理的公文,黨校辦應及時了解公文辦理的進展情況,負責催辦。到期未辦結的公文,黨校辦應按要求催辦。緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點催辦,一般公文定期催辦。

 

第五章  公文管理

 

第二十四條  公文的立卷、歸檔。公文辦理完畢后,根據《中華人民共和國檔案法》 和其他有關規定,承辦人員應當將公文定稿、正本及時整理(立卷)、歸檔。以學校黨委、行政名義印制的公文,黨校辦應將文稿簽發單、公文原件以及正本保存備查。外來文在文件閱畢或辦理完畢后由黨校辦保存備查。聯合辦理的公文,原件由主辦單位整理歸檔,其他單位保存其他形式的公文副本。

 

第二十五條  公文的清退銷毀。不具備歸檔和保存價值的公文,經過鑒別并經辦公室負責人批準,可以銷毀。

 

第二十六條  公文的撤銷和廢止,由發文單位、上級單位或者權力機關根據職權范圍和有關法律法規決定。公文被撤銷的,視為自始無效;公文被廢止的,視為自廢止之日起失效。

 

第二十七條  公文的印發傳達范圍應當按照發文單位的要求執行;需要變更的,應當經發文單位批準。

 

第二十八條  單位合并時,全部公文應當隨之合并管理。單位撤銷時,需要歸檔的公文整理(立卷)后按有關規定移交檔案館。

 

第二十九條  個人出差、開會帶回的公文,應當視內容及工作需要交黨校辦辦理。工作人員調離工作崗位時,應當將本人暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。

 

第三十條  違反規定擅自擬發的或者與上級規定和要求相抵觸的公文,學校責令有關單位予以撤銷,并予以通報批評。對于拖延、推諉辦理公文、丟失公文或者失密、泄密行為,學校將視后果輕重分別給予當事人和有關責任人處分。違反保密規定,造成重大損失的,學校將依據國家和學校有關規定追究當事人的法律責任。

 

第六章  附則

 

第三十一條  學校黨政機關正式建制以外的各類機構的行文事項,按照此規定執行。

 

第三十二條  涉及外事方面的公文,按照外事工作規定辦理。涉密公文,按照保密工作有關規定辦理。

 

第三十三條  本辦法由學校黨校辦負責解釋。

 

第三十四條  本辦法自發布之日起施行,原有關規定同時廢止。

 

 

 

附件1:公文種類

 

一、決議。適用于會議討論通過的重大決策事項。

 

二、決定。適用于對學校重要事項或重大行動做出決策和部署、機構設置、獎懲有關單位或人員、變更或撤銷下級部門不適當的決定事項。

 

三、公告。適用于對外宣布學校重大事項。

 

四、通告。適用于公布校內外一定范圍內應當遵守或者周知的事項。

 

五、通知。適用于批轉下級單位的公文,轉發上級單位和不相隸屬單位的公文,發布規章,傳達要求下級單位辦理、需要有關單位周知或者共同執行的事項,任命人員等。

 

六、通報。適用于公布獎懲,傳達重要精神或者情況。

 

七、報告。適用于向上級單位匯報工作,反映情況,提出意見或建議,答復上級單位的詢問。

 

八、請示。適用于向上級單位請求指示、批準。

 

九、批復。適用于答復下級單位請示事項。

 

十、意見。適用于對重大問題提出見解和處理辦法。

 

十一、函。適用于不相隸屬單位之間商洽工作、詢問和答復問題,請求批準和答復審批事項。

 

十二、紀要。適用于記載、傳達會議等情況和議定事項。

 

十三、規定。適用于特定規范內工作和事務制定具有約束力的行為規范。

 

 

 

附件2:公文格式標準

 

一、 公文的組成

 

(一)份號。公文印制份數的順序號。涉密公文應當標注份號。

 

(二)密級。公文的秘密等級。涉密公文應當根據涉密程度分別注明“秘密”、“機密”、“絕密”。

 

(三)緊急程度。公文送達和辦理的時限要求。根據緊急程度,分別注明“一般”、“急”、 “緊急”、“特急”。

 

(四)發文單位標志。由發文單位全稱或者規范化簡稱加“文件”二字組成,也可以使用發文單位全稱或者規范化簡稱。聯合行文時,發文單位標志可以并用聯合發文單位名稱,也可以單獨用主辦單位名稱。

 

(五)發文字號。由文別、年份、發文順序號組成,以學校黨委、學校名義發的文件,由黨校辦文秘人員統一編號。聯合行文時,使用主辦單位的發文字號。

 

(六)簽發人。上行文應在發文號右側標注注明“簽發人”,“簽發人”后面標注簽發人姓名。

 

(七)標題。由發文單位名稱、事由和文種組成。應當準確簡要地概括公文的主要內容。用小二號方正小標宋字體,除法規、規章名稱加書名號外,一般不用標點符號。排列使用梯形或菱形。文件首頁必須顯示正文。

 

(八)主送單位。公文的主要受理單位,應當使用單位全稱、規范化簡稱或者同類型單位統稱。用小三號仿宋_GB2312編排在標題下空1行,回行頂格,最后一個單位名稱后加全角冒號。有多個主送單位時,同級同類單位用頓號,同級不同類單位用逗號。

 

(九)正文。公文的主體,用來表述公文的內容。用小三號仿宋_GB2312編排在主送單位名稱下1行,從左至右橫寫、橫排。每個自然段空2字,回行頂格。文中小標題層次序號依次使用“一、”“(一)”“1.”“(1)”,第一層序號及小標題用小三號黑體,第二層用小三號楷體_GB2312,第三層及以下均用小三號仿宋_GB2312

 

(十)附件說明。公文如有附件,應當在正文之后、發文單位署名之前注明附件的順序號和名稱。在正文下空1行,用小三號仿宋_GB2312,左空2字編排“附件”二字,后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件,需要用阿拉伯數字標注順序號。附件名稱較長需要回行時,與上一行附件名稱的首字對齊。

 

(十一)發文單位署名。發文單位全稱或規范化簡稱,應署在正文后的右下方,與正文及其附件說明之間留出適當距離。用小三號仿宋_GB2312

 

(十二)成文日期。署會議通過或者負責人簽發的日期,聯合行文以最后簽發單位負責人的簽發日期為準。用阿拉伯數字標全年、月、日。

 

(十三)印章。公文除“會議紀要”以外,應加蓋發文單位印章,并與署名單位相符。印章蓋在發文單位署名及發文日期上;聯合上報的公文,由主辦單位加蓋印章;聯合下發的公文,由聯合發文單位加蓋印章,主辦單位印章在前。

 

(十四)附注。公文印發傳達范圍等需要說明的事項。“請示”應當在附注處注明聯系人的姓名和電話。

 

(十五)附件。公文正文的說明、補充或者參考資料,應按順序置于主件之后,與主件裝訂在一起。

 

(十六)抄送單位。除主送單位外需要執行或知曉公文的其他單位,應當使用單位全稱、規范化簡稱或者同類型單位統稱。

 

(十七)印發單位和印發日期。公文的送印時間和送印日期,位于公文末頁下端。用阿拉伯數字標全年、月、日。

 

(十八)頁碼。公文頁數順序號。

 

二、公文的格式

 

(一)公文用紙一般采用國際標準A4 型(210mm×297mm ) 特殊形式的公文用紙幅面,根據實際情況確定。

 

(二)公文的漢字、數字、外文字符、計量單位和標點符號等,按照有關國家標準和規定執行。公文中的數字,除成文日期、部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外,應當使用阿拉伯數字。日期應當寫明具體的年、月、日。

 

(三)公文中的人名、地名、數字、引文要準確。引用公文應當先引標題,后引發文字號;引用外文應當注明中文含義。

 

(四)文內使用非規范化簡稱,應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式,應當在第一次出現時注明準確的中文譯名。

 

 




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